Os dados estão presentes em nosso cotidiano. No mundo corporativo, são eles quem nos dão base para tomar decisões. Porém, eles precisam ser apresentados de madeira lógica. Dito isso, você sabe como fazer um relatório gerencial?
Os dados por si só não dizem muita coisa. Precisamos transformar dados em informação. Isso normalmente é possível quando esses dados são apresentados e comparados com outros.
Nesse sentido, é que entra a necessidade de sabermos como fazer um relatório gerencial. Toda empresa precisa justificar sua operação para alguém, sejam os sócios, acionistas, clientes.
Os relatórios servem para embasar nossa tese e na maioria das vezes, nos dão segurança para tomar uma decisão ou convencer alguém. Você pode usar um relatório gerencial para avaliar a saúde financeira da sua empresa, apresentar seu produto, propor melhorias em seus serviços e etc.
Um bom relatório é o primeiro passo para uma visão mais analítica e estratégica dentro da sua organização.
Como fazer um relatório: elementos textuais
Existe uma estrutura textual que nós já estamos até habituados. Desde os tempos de escolas, aprendemos sobre alguns elementos que devem conter em um texto.
Em um relatório gerencial não é diferente. Esses elementos são essenciais para estruturar a sua apresentação de dados e manter uma ordem lógica das informações. Veja quais são esses elementos textuais:
-
Título
O título é o elemento que dá nome ao seu relatório. Ele é o responsável pela identificação de seu documento.
Por isso, é importante que no título contenha informações como: Assunto, ano ou data de levantamento dos dados e setor responsável.
-
Contextualização
Ao ler o título de seu relatório, a sua audiência identificará o tema macro, o assunto a ser tratado naquele documento. Já a contextualização, visa apresentar um resumo do tema, os principais tópicos que serão abordados e a finalidade daquele documento.
-
Objetivos
O objetivo de um relatório é a sua razão de ser. Por isso, o objetivo (ou objetivos), devem estar bastante claros no documento.
Para definir o objetivo de um relatório gerencial, tente responder a seguinte questão: Por que esse relatório é necessário?
Ao elucidar essa questão, você provavelmente já definiu o seu objetivo. Vale lembrar que todo relatório gerencial precisa ter um objetivo claro.
Um relatório sem um objetivo, se torna apenas uma aglomeração de dados.
-
Conclusão
Para encerrar o seu relatório, faça um breve desdobramento sobre o que se pode concluir com a análise dos dados. E a partir dessa conclusão, quais caminhos a empresa poderá seguir.
Exemplo: se os dados demonstram aumento da demanda em dezembro, uma solução é aumentar a produtividade, terceirizar etapas do processo produtivo e assim por diante.
Com os elementos textuais esclarecidos, agora é hora de criar o seu relatório. Mas antes de por a mão na massa, é importante manter a atenção em alguns detalhes. Vamos lá!
Como fazer um relatório: planejamento
Na hora de escrever o seu relatório, é importante que algumas ações prévias sejam tomadas por parte do autor. Essas ações visam levantar informações e facilitar a estruturação dos dados em seu documento. Então vamos lá:
-
Planeje o conteúdo a ser apresentado
Antes de sair escrevendo as informações, é importante fazer uma pesquisa do conteúdo e levantar tópicos importantes que não devem ser esquecidos.
Pense no público que irá consumir a informação e liste tópicos com informações que podem ser relevantes para esse público.
-
Defina os indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho, ou os KPIs, são métricas que a organização possui para atingir seus objetivos. Quando falamos em relatórios gerenciais, dificilmente este deixará de apresentar alguma métrica da organização.
Portanto, é necessário levantar quais os KPIs da organização estão alinhados com o seu relatório. Ou seja, como o caminho proposto em sua conclusão, atenderia ou ajudaria a organização a buscar esse resultado.
-
Crie um enredo
É essencial que a exposição dos dados seja acompanhada de uma história. Um contexto que compare, por exemplo, dados do passado com o momento atual.
O enredo, quando descrito juntamente com os dados, facilita a interpretação do conteúdo por sua audiência. Isso traz mais clareza, menos tempo de apresentação e alinhamento de interpretações.
-
Escolha uma linguagem adequada
Muitos profissionais comentem o erro de, ao redigir um relatório, manter uma linguagem extremamente formal. Com a intenção de tornar o documento mais profissional, muitas vezes acabam dificultando a sua interpretação.
Na realidade, a linguagem de seu documento, precisa estar de acordo com a sua audiência. Ou seja, quem irá consumir o conteúdo do seu relatório.
Além de uma escrita simples e objetiva, preze por adicionar apenas informações relevantes para atingir o objetivo de seu relatório gerencial. Nada de poluí-lo com dados que não fazem a diferença, apenas para trazer volume.
A prática, além de gerar mais trabalho na hora da execução do documento, pode tirar o foco os leitores.
-
Revise a versão final
Após concluir a escrita de seu relatório, faça uma leitura minuciosa. Busque verificar, se a ordem da apresentação dos dados está lógica.
Além disso, mantenha atenção nas normas cultas da língua portuguesa. Tudo bem que não precisamos usar palavras difíceis, mas erros ortográficos colocam a prova a credibilidade de seu relatório.
Aqui também vale revisar as fórmulas utilizadas. Se o seu relatório possuí números e cálculos, melhor refazê-los para ter certeza que está apresentando um número correto.
Como fazer um relatório: elementos visuais
Para atrair ainda mais a atenção na hora de apresentar o seu trabalho, faço uso de elementos visuais marcantes. Está apresentando números? Que tal substituir as tabelas por gráficos?
Gráficos, tabelas, cores variadas, fotos e imagens, quando relacionadas ao conteúdo, podem despertar maior interesse em seu público. Mas lembre-se, ao utilizar uma imagem: dê o devido crédito ao dono.
Assim como também, se o conteúdo for baseado em um autor, livro, ou documento, não esquece de citar isso nas referências bibliográficas.
Além desses elementos visuais, é importante que você mantenha uma formatação adequada e uniforme em todo o documento. Revise a formatação de margem, estilo e tamanho de fontes e procure sempre manter um padrão.
Como fazer um relatório: ferramentas de auxílio
Hoje muitas ferramentas disponibilizam modelos editáveis para que você crie o seu relatório gerencial. É o caso do próprio Word ou mesmo o Excel.
Para quem usa algum aplicativo ou sistema para gerir seu negócio, vale a pena verificar se essas ferramentas não oferecem também a emissão de relatórios gerenciais, a partir dos dados alimentados.
Para quem investe em anúncios, tanto no Facebook, como pelo Instagram, pode emitir relatórios de gestão no próprio gerenciador de anúncios do Facebook.
Saiba Mais: Como fazer a introdução de um trabalho
Como fazer um relatório: erros comuns na apresentação
Seu relatório pode apresentar alguns equívocos que podem comprometer seus resultados. Nesse sentido, fique atento nessas dicas:
– Excesso de informação: um relatório deve ter informações, porém, apenas as essenciais. Quando não estão focadas no objetivo de seu documento, as informações se tornam irrelevantes e devem ser extraídas do conteúdo.
– Poluição visual: os elementos visuais podem dar uma vida ao seu relatório e atrair a atenção de sua audiência. Por outro lado, quando os elementos visuais são utilizados sem critérios e em excesso, isso sobrecarrega o documento e surte efeito contrário.
– Dados desordenados e confusos: todo dado ou informação tem uma ordem correta de apresentação. Seja ela cronológica, crescente, decrescente, o importante é respeitar a ordem lógica que dê sentido ao seu documento.
– Problemas na redação: escolha do gênero textual de maneira correta. Erros de ortografia, linguagem inadequada, podem ser fatais aos objetivos da sua apresentação. Vale a pena revisar e estudar esses elementos para elaborar seu relatório.
Como fazer um relatório: livros para quem deseja escrever melhor
Se mesmo com essas dicas você se sente inseguro ao criar relatórios, ou até mesmo se expressar pela escrita. Fique tranquilo! Você não está sozinho.
Por isso, não é difícil encontrar no mercado, pessoas que se dedicaram a estudar e escrever sobre a escrita corporativa. Separamos alguns livros sobre o tema, com foco na produção textual para o trabalho:
- Como escrever melhor no trabalho – Arlete Salvador
- Redação Corporativa – Yêda de Moraes Camargo
- Redação Empresarial – Miriam Gold
Essas dicas são essenciais para quem precisa aprender como fazer um relatório. Elas valem tanto para relatórios de gestão ou para uma atividade acadêmica.
Em geral, quando um relatório é bem escrito, ele traz confiança na apresentação dos dados e soluciona as dúvidas do seu público. Esperamos que com tudo o que foi dito até aqui, você possa produzir relatórios impecáveis e causar uma boa impressão.
